ПОЛОЖЕНИЕ №66
о порядке ведения личных дел работников
в муниципальном казенном общеобразовательном учреждении
«Средняя общеобразовательная школа №5 им. А.С.Макаренко»
городского округа «город Кизляр»

I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников МКОУ СОШ №5,
осуществляющей образовательную деятельность, разработано в соответствии с Федеральным законом
№ 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями на 30 декабря 2021
года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных» с изменениями на 2 июля
2021 года, Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных
данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» в редакции
от 23 июля 2019 года, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Коллективным договором,
Уставом МКОУ СОШ №5, осуществляющей образовательную деятельность.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных сотрудников и
работников школы, определяет порядок формирования, учета и хранения, выдачи личных дел во
временное пользование, а также ответственность, права работников и директора образовательной
организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех
категорий педагогических и других сотрудников школы.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на специалиста по кадрам
организации, осуществляющей образовательную деятельность.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о
работнике образовательной организации и его трудовой деятельности. В личное дело вносятся
сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют
ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации не допускается.

II. Порядок формирования личных дел сотрудников
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода
педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников
организации, осуществляющей образовательную деятельность, вкладываются следующие документы:
Для педагогов:
 заявление о приеме на работу;

заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного
соответствующим органом правопорядка;
 автобиография;
 копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
 копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
 копия идентификационного номера налогоплательщика;
 копия документа воинского учета (для военнообязанных);
 копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
 копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
 копии документов об образовании;
 копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
 копии аттестационных листов (при наличии);
 копии документов о награждении (при наличии);
 характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому
договору);
 трудовую книжку;
 медицинскую книжку.
Для работников:
 заявление о приеме на работу;
 заявление о согласии на обработку персональных данных педагога;
 справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного
соответствующим органом правопорядка;
 автобиография;
 копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
 копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
 копия идентификационного номера налогоплательщика;
 копия документа воинского учета (для военнообязанных);
 копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
 копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
 копии документов об образовании;
 копии документов о награждении (при наличии);
 характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
 приказ о приеме на работу;
 приказ о переводе на иную должность (при наличии);
 должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
 трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому
договору);
 трудовую книжку;
 медицинскую книжку.
Работодатель оформляет:
 трудовой договор в двух экземплярах;
 приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
 личную карточку № Т-2;
 должностную инструкцию в двух экземплярах.
Работодатель знакомит:
 с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами
трудового распорядка и др. локальными актами);



с должностной инструкцией;
проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной
безопасности.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
 присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
 проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в
соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование
общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в
именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок
хранения;
помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
- внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
- личный листок по учету кадров (приложения № 6);
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
- характеристики и рекомендательные письма;
- согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы
помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о
порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения
документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней
описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и
количество листов дела.



III. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников МКОУ СОШ №5,
осуществляющей образовательную деятельность
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации ведется в течение всего
периода работы каждого педагога и сотрудника в общеобразовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и
имеющих значение для трудовых отношений:
 дополнение к личному листку по учету кадров;
 дополнительные соглашения к трудовому договору;
 копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации;
 отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике общеобразовательной организации;
 копии документов о повышении квалификации;
 копии сертификатов, грамот;
 лист – заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
 иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным)
производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него

документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в
листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и
составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до директора
общеобразовательной организации.

IV. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников МКОУ СОШ
№5, осуществляющей образовательную деятельность
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей
образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел,
обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в
документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной организации имеют
только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной организации либо
заместители директора при исполнении обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, имеющих
государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных
сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов).

V. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование
производится с разрешения директора общеобразовательной организации по заявлению сотрудника
организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится в приемной директора. В конце рабочего дня секретарь или специалист по
кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование,
возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или
розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора
общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних
документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с подписью лица,
выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.

V. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам
общеобразовательной организации. Эта процедура включает:
 подшивку (переплет) дела;
 уточнение нумерации листов дела;
 составление листа-заверителя (приложение № 8);
 составление (уточнение) внутренней описи;
 внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка
должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных документов в листезаверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его
следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное
дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки
материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
 располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке
(пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом
бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного педагога и
сотрудника общеобразовательной организации;
 снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и
отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие
документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в
делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем, специалистом по кадрам
проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке
недостатки устраняются секретарем, специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по
описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, законченные
делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет. Личные
дела директора, главного бухгалтера общеобразовательной организации имеют постоянный срок
хранения.


VII. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно представлять
секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в
состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:
 сохранность личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной организации;
 конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников.

VIII. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и
сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и сотрудники общеобразовательной
организации имеют право:
 получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
 получить свободный доступ к своим персональным данным;
 получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
 требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:
 обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, в
том числе и на электронных носителях;
 запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю необходимую
информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

IX. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является локальным
нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и утверждается (либо вводится в
действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную деятельность.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной
форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной организации принимается
на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке,
предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой
редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.